У любого предприятия есть своя организационная структура, на основе которой все бизнес-задачи распределяются между сотрудниками и отделами. Чем больше компания, тем сложнее её структура — в ней больше задач, специалистов, подразделений и других структурных элементов.
В статье расскажем, что такое организационная структура и как её составить.
Организационная структура предприятия
Это пакет документов, наглядно показывающий, из чего состоит то или иное предприятие. Оргструктура компании позволяет улучшить эффективность бизнеса и всех его процессов и отладить работу коллектива для продуктивного выполнения задач.
В оргструктуре отражена вся возможная деятельность организации. Например, если в компании есть отдел связи с клиентами, то он может быть разделён на несколько подразделений: для ответов на входящие звонки, работы с обратной связью в интернете, приёма заказов и т. д. В оргструктуре это всё прописано: указаны обязанности каждого подразделения, количество сотрудников, скрипты, по которым они должны общаться и т. д.
Чтобы правильно составить оргструктуру отдела связи с клиентами, важно понимать результативность его работы. Оценить, насколько грамотно операторы общаются с потребителями, поможет сервис аналитики звонков от МТТ. Вы сможете отслеживать показатели менеджеров, прослушивать записи разговоров и собирать статистику по принятым и пропущенным обращениям.
Виды организационных структур
Выделяют несколько видов организационных структур. Рассмотрим подробнее каждую.
Линейная
Это простая и централизованная структура, в которой все решения принимаются руководителем и передаются вниз по иерархии. Каждое подразделение возглавляет один руководитель. Он несёт ответственность за результаты работы коллектива.
Упрощённо схема линейной оргструктуры выглядит так:
Руководитель организации → руководители отделов → сотрудники
В такой структуре бизнеса прослеживается чёткая иерархия: есть начальник всей организации, начальники отделов и их подчинённые. Это значит, что в компании хорошо развито делегирование обязанностей. За каждый отдельный пункт в структуре отвечает конкретный человек, и под его руководством сотрудники исполняют свои обязанности.
В таком случае основная власть принадлежит одному человеку — руководителю организации. При этом на каждом сотруднике лежит достаточно большая ответственность и большое количество задач. Это может снизить работоспособность отдельных менеджеров.
Функциональная
Организация делится на отделы по функциям: производство, маркетинг, финансы. Каждый отдел имеет своего руководителя, который получает указания от вышестоящего руководства.
Преимущества функциональной структуры — в эффективном использовании ресурсов и специализации на определённых задачах. Руководителям подразделений проще принимать решения, поскольку каждый из них отвечает только за свой отдел и досконально знает его особенности.
Слабая сторона такой структурной схемы: предприятие может медленнее адаптироваться к изменениям, поскольку каждый отдел будет по-своему внедрять новшества и между ними может не быть достаточной синхронности.
Линейно-функциональная
Зачастую функциональную оргструктуру не используют в чистом виде — её совмещают с линейной, и так получается идеальное слияние схем. На разных уровнях используют разные методы распределения ролей. Например, для руководства применяется линейная структура, а в отдельных подразделениях — функциональная.
Такая организационная структура бизнеса может быть недостаточно гибкой. В ней нельзя менять роли, поэтому в кризисные времена компания может столкнуться с определёнными трудностями. Однако линейно-функциональную оргструктуру отличает высокая эффективность исполнения задач.
Дивизионная
Это способ организации компании, при котором управление делится на автономные подразделения или дивизионы. Каждый дивизион специализируется на определённой области деятельности, такой как продукт, рынок или регион, и имеет полномочия самостоятельные принимать решения в рамках своей зоны ответственности.
Схема может быть такой:
Гендиректор → продукт А/продукт Б → отраслевые отделы, связанные с этими продуктами
Матричная
Сотрудники работают в нескольких функциональных или дивизиональных структурах одновременно. Это позволяет лучше координировать работу между отделами. Чаще всего матричную оргструктуру используют крупные корпорации, например, фармацевтические компании.
Одна из главных отличительных особенностей такой системы — у исполнителей может быть сразу несколько руководителей одного звена. Например, начальник отдела и руководитель проекта.
Сетевая
Компания работает с другими предприятиями и организациями, образуя сеть партнёров. Это позволяет быстро расширять возможности и снижать затраты. Главная сложность в такой схеме заключается в том, что управлять работой партнёров может быть сложно или вообще невозможно.
Проектная
Создаётся для реализации конкретных проектов. Команды формируются для выполнения конкретных задач. Преимущества проектной структуры: гибкость и фокус на конкретных проектах. Главный недостаток — в том, что она может быть сложной в управлении после завершения проекта.
Элементы организационной структуры
Отметим основные элементы организационной структуры:
- Звенья управления. Это органы управления или специалисты, выполняющие определённые управленческие функции. Звенья могут быть линейными (например, руководители подразделений) или функциональными (например, отделы маркетинга или финансов).
- Уровни управления, на которых принимаются решения. Уровни могут включать стратегическую вершину (высшее руководство), среднюю линию (менеджеры среднего звена) и операционное ядро (исполнители).
- Связи управления. Коммуникационные каналы, по которым передаются информация и решения между различными уровнями и подразделениями. Связи могут быть формальными (через официальные каналы) или неформальными (через личные связи).
- Масштаб управляемости. Это количество подчинённых, за которыми может эффективно следить один руководитель. Оптимальный масштаб управляемости зависит от сложности задач и квалификации сотрудников.
- Документация и регламенты, которые регламентируют состав и функции структурных единиц, положения о подразделениях, инструкции по должностям и схемы организации.
- Иерархия и подчинение. Сюда входят ветви делегирования, которые показывают, как распределяются задачи и полномочия между сотрудниками.
- Централизация и децентрализация власти. Определяют, как распределены полномочия по принятию решений между различными уровнями и подразделениями. Централизация предполагает концентрацию власти у высшего руководства, а децентрализация — распределение полномочий между подразделениями.
- Специализация и разделение труда. Это принципы, которые обеспечивают эффективное использование ресурсов и экспертизы сотрудников. Специализация подразумевает сосредоточение на определённых задачах или функциях.
Как выбрать организационную структуру
В первую очередь нужно обратить внимание на размер компании. Для новых небольших предприятий подойдёт линейно-функциональная структура. Учитывайте также тип бизнеса, сферу деятельности и стратегии развития.
Крупные компании лучше функционируют по дивизионной структуре, а для проектов, у которых много направлений и филиалов, подходит матричная структура.
Основные шаги выбора организационной структуры:
- Определение стратегии и целей бизнеса.
- Анализ размера и масштаба деятельности. Важно учесть размер компании, количество сотрудников и масштаб деятельности.
- Оценка географического размещения. Региональные или международные операции могут требовать специфических структур для эффективного управления.
- Учёт технологий и инноваций.
- Анализ внешней среды. В динамичной среде предпочтительны гибкие и адаптивные структуры.
- Учёт квалификации и ценностей персонала. Высококвалифицированные сотрудники часто предпочитают структуры, дающие больше свободы и автономии.
- Выбор типа структуры.
- Внедрение и корректировка.
Как разработать схему оргструктуры
Разработка схемы организационной структуры включает в себя несколько этапов, которые помогают создать эффективную и наглядную модель управления компанией. Вот пошаговое руководство по разработке схемы оргструктуры:
- Анализ бизнес-процессов. Выделите и изучите основные бизнес-процессы в компании. Определите, какие функции выполняются эффективно, а какие требуют улучшения. Это поможет выявить необходимые изменения в структуре.
- Опрос сотрудников. Проведите опрос среди работников, чтобы понять, какие функции они выполняют, кому подчиняются и от кого получают задачи. Так вы выявите несоответствия в компетенциях и обязанностях специалистов.
- Создание новой схемы взаимодействия. Перераспределите сотрудников в соответствии с их функциями и уровнем подчинённости. Объедините или разделите департаменты по мере необходимости.
- Установление полномочий руководителей. Определите, какие решения могут принимать руководители самостоятельно, а какие необходимо согласовывать с вышестоящим начальством. Это поможет избежать путаницы и дублирования функций.
- Фиксация связей между подразделениями. Определите, как взаимодействуют отделы при реализации задач. Выстройте схему документооборота.
- Закрепление оргструктуры. Составьте документ, описывающий систему менеджмента, и утвердите должностные инструкции сотрудников. Это поможет закрепить изменения и обеспечить понимание сотрудниками своих ролей.
- Визуализация схемы. Используйте графические инструменты или программы для создания наглядной схемы организационной структуры. Визуализация поможет лучше понять взаимосвязи между подразделениями и сотрудниками.
Организационная структура предприятия — неотъемлемая часть ведения бизнеса. У любой компании есть своя структура, даже если она не прописана на бумаге — без схемы работать невозможно. Выделяют несколько основных видов оргструктур, и у каждой есть свои особенности, поэтому важно верно подобрать подходящую для конкретной компании. При разработке схемы важно учитывать особенности организации, провести опросы специалистов, чётко определить должностные полномочия руководителей и связи между подразделениями. Готовую структуру обязательно закрепляют в документах и визуализируют, чтобы она была понятна всем сотрудникам.
